El Facility Management y los Sistemas de Información


Seguramente a causa de que el FM es una disciplina relativamente joven (no así el conjunto de actividades que cubre) desde el punto de vista de los Sistemas de Información empresariales es importante la comprensión de la Arquitectura de Solución que hace posible la excelencia en su gestión.

En primer lugar, está la capa de dispositivos físicos (sensores, PLCs, dispositivos de medida, instalación eléctrica, etc.) existentes en una instalación.

Estos dispositivos son manejados (y en muchos casos su información es recogida) por sistemas altamente específicos (de Control Industrial) que en parte pueden estar conectados a sistemas de Adquisición de Datos (SCADA) que hacen posible la monitorización, recogida de logs, etc.

De forma no necesariamente integrada con los anteriores desde el punto de vista de los SI, aparece la capa más tradicional de Gestión del Mantenimiento (GMAO en sus siglas en español) orientada a gestionar el Mantenimiento en sus aspectos de actividad humana (Órdenes de Trabajo) y material (Consumos de Almacén de Recambios y/o fungibles, por ejemplo).

Por encima, y manejando aspectos que suelen cursar con más valor y con los aspectos más económicos y menos industriales de la Gestión del FM, encontramos una serie de necesidades:

  • Gestión de los Inmuebles
  • Gestión de Obras (sean Proyectos de Inversión o Proyectos de Reparación y Reforma).
  • Gestión de los Espacios y su uso
  • Gestión de los Servicios Generales, Atención al cliente interno, Control de los Niveles de Servicio (SLA) y cumplimiento de los Acuerdos de Servicio, además del Mantenimiento tradicional
  • Gestión de la Sostenibilidad, incluyendo Gestión de Residuos, de la Eficacia Energética y de la Huella de Carbono

Todos estos aspectos, que son específicos del Facility Management requieren tres instancias de integración diferente:

  • Integración con el ERP corporativo (habitualmente, con el reflejo económico de las transacciones que son relevantes desde el punto de vista de la contabilidad y el coste)
  • Integración entre sí, a través de herramientas comunes a las diferentes necesidades, como puede ser un Repositorio Documental, una gestión de Usuarios, Workflow y Seguridad de Accesos
  • Integración con información no alfanumérica como pueden ser los planos de las instalaciones, con el fin de poder -por ejemplo- localizar la distribución física de los activos sobre dichos planos, suministrar los mismos a los operarios cuando deban realizar una intervención amparada en una Orden de Trabajo o Mantenimiento, etc.

Finalmente, un aspecto todavía incipiente pero sobre el que se dibujan ya las líneas generales tecnológicas, es la acumulación de datos provenientes de los diferentes sistemas, con el fin de -aplicando técnicas de Big Data- disponer de predicciones sobre consumos, acumulación de residuos, y -por ejemplo- averías que hagan posible un mantenimiento preventivo mucho más eficiente.