¿Qué es el Facility Management?


En cualquier sector de actividad económica (con la excepción de lo exclusivamente virtual) existen un conjunto de actividades y operaciones relacionadas con los inmuebles, el espacio de trabajo y los servicios generales asociados a éstos, que -cuando se consideran conjuntamente- son el objeto de lo que se ha dado en llamar Facility Management.

Una aproximación integrada a la operación, el mantenimiento, la mejora y la adaptación de los edificios e infraestructuras de una organización, con el fin de crear un entorno que soporte firmemente los objetivos principales de esa organización. (Basado en Barrett y Baldry, 2003).

La definición que maneja la IFMA en España es:

Facility Management es una disciplina que engloba diversas áreas para asegurar y gestionar el mejor funcionamiento de los inmuebles y sus servicios asociados, mediante la integración de personas, espacios, procesos y las tecnologías propias de los inmuebles.

Y en cuanto a los beneficios de una implantación del FM bajo las recomendaciones de la IFMA, IFMA España señala:

  • Comunicación clara y transparente entre la parte que representa la demanda y la parte que proporciona el servicio, designando personas que actúan como puntos únicos de contacto para todos los servicios definidos en un acuerdo de gestión de los inmuebles.
  • El uso más efectivo de las sinergias entre los diferentes servicios que contribuirán a mejorar el rendimiento y reducción de los costos de una organización.
  • Concepto simple y manejable de las responsabilidades, tanto internas como externas, relacionadas con los servicios, basado en decisiones estratégicas que conducen a procedimientos de utilización de recursos internos o externos.
  •  Disminución de los conflictos entre los proveedores de servicios internos y externos.
  •  Integración y coordinación de todos los servicios de apoyo necesarios.
  • Conocimiento transparente e información sobre los niveles de servicio y sus costes que pueden ser claramente comunicados a todos los usuarios finales.
  • Mejora de la sostenibilidad de la organización a través del análisis de los ciclos de vida de las instalaciones.
  • Mejorar la eficiencia de las actividades principales y de los procesos de gestión de inmuebles, asi como la calidad de su rendimiento.

Un enfoque -no contradictorio sino complementario- es el de la Facilities Society del Reino Unido, que enfatiza las relaciones entre el FM (que NO es el Core Business de las compañías) y ese Core Business al que FM provee de servicios que aportan al negocio en términos de

  • Mayor satisfacción del cliente
  • Mejora de la imagen en el mercado y la cultura de la compañía
  • Defensa del valor de los activos
  • Protección de las inversiones inmobiliarias y eventual adaptación a usos futuros
  • Dar ventajas competitivas al Core Business mediante la optimización del valor suministrado
  • Convertir lo que originalmente son factores de coste en valor añadido

Existen algunos sectores, en los que estas consideraciones generales adquieren una dimensión mucho más directamente vinculada al negocio y su resultado.

Así, en los sectores vinculados a HTT (Hospitality, Travel and Tourism)  la calidad del servicio que es objeto del negocio -algo absolutamente crítico- depende en gran medida del FM, lo que refuerza la necesidad de alcanzar en su gestión la excelencia y la máxima eficacia posible.

Es suficiente imaginar las consecuencias que puede tener para un Hospital, un Hotel o un Aeropuerto, que deje de funcionar la climatización , que haya un fallo del suministro eléctrico o no disponer de ascensores, para percibir la importancia real que la gestión del FM tiene para el negocio.